Pada umumnya dalam imajinasi setiap orang, arsip merupakan setumpuk kertas usang yang sudah tidak dipakai lagi sebagai hasil dari korespondensi masa lalu. Dikalangan masyarakat awam, kumpulan kertas-kertas ini sering tidak lagi digunakan dan fungsinya berubah menjadi barang yang tidak berharga. Hal tersebut juga berlaku pada beberapa instansi atau lembaga pemerintah yang kurang begitu merasakan manfaat arsip tersebut. Di mata orang awam, surat-surat lama yang tidak lagi memiliki kepentingan tertentu akan disingkirkan karena dianggap tidak lagi berpungsi.

Arsip dalam arti kata yang luas merupakan berkas-berkas tertulis peninggalan masa lalu sebagai bukti dari hasil aktivitas manusia. Dengan demikian semua benda yang mengandung tulisan bisa diklasifikasikan sebagai jenis arsip seperti kumpulan surat, prasasti, logo, peta, dan sebagainya. Arsip dalam arti sempit adalah kumpulan berkas-berkas tertulis dalam bentuk berkas yang memuat informasi dan sarana pembuktian dari hasil kegiataan pembuatnya.

Arsip yang berbentuk kertas ini sering disebut sebagai dokumen. Berbeda dengan jenis arsip non-kertas lainnya, dokumen merupakan bentuk arsip khusus yang memiliki nilai tinggi sesuai dengan sifat, pembuat dan informasi yang terkandung di dalamnya. Dokumen ini bersifat rahasia atau bersifat umum. Dokumen yang bersifat rahasia memiliki nilai yang lebih tinggi karena diduga memuat informasi yang sangat penting, khususnya menyangkut penciptanya. Banyak dokumen rahasia ini yang dibuat dalam bentuk tulisan tangan penyusunnya dan sering diklasifikasikan sebagai jenis manuskrip. Jenis-jenis yang termasuk dokumen manuskrip adalah kumpulan surat pribadi, surat dinas, riwayat hidup seseorang, laporan rahasia mengenai sesuatu peristiwa penting, laporan perusahaan, laporan hasil penyelidikan dan penyidikan suatu perkara dan sebagainya.

FUNGSI ARSIP

Seperti yang telah disampaikan sebelumnya, arsip mengandung informasi informasi yang berasal dari masa lalu sehubungan dengan peristiwa yang telah terjadi. Pembuat arsip pasti adalah orang yang hidup pada saat arsip tersebut dibuat dan tentu saja sudah berlalu. Namun demikian tidak berarti informasi yang dimuat di dalamnya praktis merupakan monopoli masa lalu. Tidak jarang terjadi informasi yang dimuat di dalam arsip memiliki keterkaitan dengan kondisi masa sekarang, bahkan jarak yang sangat jauh perbedaannya. Informasi dalam arsip sebagai peninggalan masa lalu menunjukan arah bagi penulusuran informasi masa sekarang. Di bidang genealogi atau silsilah suatu keluarga, arsip masa lalu sangat diperlukan untuk menentukan keabsahan bagi generasi masa sekarang. Hal serupa berlaku bagi surat warisan, dokumen blue print dari proyek pembanguan fisik, dan juga berkas-berkas lain yang berkaitan dengan bukti kepemilikan atau atau sengketa argaria.

Pada prinsipnya, fungsi utama arsip adalah memberikan informasi tentang kejadian masa lalu. Suatu kelemahan yang dimiliki oleh arsip, khususnya dokumen, adalah informasi tersebut bersifat pasif. Pengguna arsip harus menelusuri di mana berkas itu berada dan setelah ditemukan harus memahami sendiri informasi yang terkandung didalamnya. berbagai kendala dan kesulitan sering muncul dalam hal penelusuran dan penggunaan arsip. Kendala ini bisa dibagi menjadi dua yaitu secara fisik dan substansi. Kesulitan di bidang fisik akan muncul seperti yang menyangkut fisik arsip itu sendiri. Pengguna arsip harus mencari sendiri dimana berkas yang diperlukan itu disimpan.

PENGELOLAAN ARSIP

Dengan melihat secara sepintas arti dan fungsi arsip, suatu kesimpulan bisa ditarik bahwa arsip sebagai sumber informasi merupakan suatu pokok permasalahan yang kompleks. Berbagai persoalan muncul bukan hanya menyangkut arti penting arsip itu secara fisik, tetapi juga mengenai bagaimana informasi yang terkandung di dalamnya bisa digali dan dimanfaatkan bagi kepentingan penelitinya. Namun di sisi lain, setelah diketahui arti penting tersebut masalah pelestarian, pengelolaan dan pengawetan arsip juga bukan merupakan hal yang mudah. Berbagai kendala juga muncul dalam hal ini mengingat usia arsip yang umumnya sudah cukup tua memerlukan usaha dan biaya yang tidak sedikit bagi perawatannya. Berbeda dengan benda-benda lain yang bersifat artefak seperti tugu, prasasti, monumen dan sebagainya yang mampu bertahan terhadap perubahan cuaca dan kondisi alam, arsip memerlukan perawatan khusus karena bahan kertas yang digunakan untuk membuatnya tidak dapat dijamin keutuhan dan keawetannya dalam jangka waktu lama.

KESADARAN PUBLIK DAN PARTISIPASI PUBLIK

Keberadaan arsip selama ini seringkali diabaikan. Pandangan ini bukan hanya berlaku di kalangan masyarakat umum bahkan di kalangan aparat pemerintah pun, masih berkembang pandangan yang cenderung mengecilkan arti arsip sebagai sumber informasi bagi perancanaan pembangunan. Arsip mengenai berbagai peristiwa sejarah, seperti Supersemar, hingga arsip-arsip yang mencatat tentang keberadaan aset daerah banyak terabaikan. Kalaupun tersedia, pemeliharaan terhadap arsip-arsip tersebut belum dilakukan secara secara optimal akibat keterbatasan dana dan sumberdaya manusia yang kompeten. Kondisi ini mengindikasikan belum adanya kesadaran publik untuk mengoptimalkan penggunaan arsip dalam kehidupan sehari-hari, termasuk dalam perencanaan pembanguan.

PENUTUP

Dengan melihat uraian di atas, dalam hal ini arsip merupakan suatu sumber kekayaan yang sangat berharga dalam komunikasi masyarakat modern. Arsip tidak lagi bisa dipandang sebagai benda mati yang ditimbun dengan nilai yang tidak jelas, melainkan sebagai warisan masa lalu yang layak dan perlu dilestarikan. Hal ini terkait dengan kenyataan bahwa informasi yang terkandung di dalam nya masih memiliki fungsi yang penting bagi pengambilan keputusan dan pembuatan kebijakan masa sekarang. Siapapun yang mengabaikan informasi dari arsip pasti akan menghadapi kendala dan kesulitan dalam mngambil langkah di masa mendatang. Seperti kata pepatah, barang siapa yang melupakan masa lalu pasti akan tersesat di masa depan.

sumber : Juworno.harto2004/Arsip-Sumber-Abadi/Makalah-Pembentukan-masyarakat-Peduli-Arsip(MAPA)

Pabrik Tas di Indonesia

Konveksi Tas Idola Sebagai

Pengrajin Tas

Alamat Produsen Tas pembuat Tas

Seminar

Jl. Leuwipanjang – Leuwi Sari V no 59

Bandung

No Hp 081-221-248-03

Telepon 022 – 520 6738

www.tasidola.com / www.pabriktas.co.id

Email : info_dh@yahoo.com / info_tasidola@yahoo.com

ARSIP : Kesadaran Publik dan Partisipasi Publik

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

*